Mail

Elektronische post kan met Microsoft exchange.
De gebruikers beschikken elk over een postbus - maibox in een postkantoor - postoffice

a.installatie van mailserver op NT-machine

Het postkantoor (Work Group Post Office) wordt geïnstalleerd op een NT-server. Denk eraan dat je voldoende megabytes diskcapaciteit voorziet en dat de NT-server steeds ter beschikking moet zijn.

Kies start, settings, add/remove programs, windows NT Setup, windows messaging, details. Selecteer microsoft mail.Automatisch wordt ook de windows messaging-service geïnstalleerd. Op de desktop verschijnt een inbox-icon.

Selecteer start, settings, control panel, microsoft mail postoffice, create a new workgroup postoffice en selecteer een directory waar de postoffice moet geïnstalleerd worden b.v. c:\.
Een directory WGPO0000 wordt aangemaakt onder het ingevoerd path. De c:\WGPO0000 -directory moet als gedeeld geplaatst worden.
Daarna worden de accountgegevens van de postoffice-administrator gevraagd. Name, mailbox en password moeten ingevoerd worden.

Kies de inboxknop en voer als postoffice location het path naar de WGPO-directory in.
Na invoer van de mailbox en paswoord van de administrator kan men de plaats waar een persoonlijk adressenboek (mailbox.pab) en de persoonlijke folders (mailbox.pst) bewaard worden, invoeren.
De connectie met de postserver wordt gemaakt en het inboxvenster wordt geopend.
Vanaf nu kunnen we berichten sturen en ontvangen.Bij het versturen van post gebuikt men de naam ; bij het aanmelden bij een postbus gebruikt men de postbusnaam.

De administrator heeft als taak nieuwe gebruikersconto's aan te maken. Dit kan door op de mailserver te kiezen voor start, settings,control panel, microsoft mail postoffice, administer an existing workgroup postoffice. Kies de postoffice location en voer de mailbox en paswoord van de administrator in. Met add user kan men nieuwe mailgebuikers aanmaken

b. installatie van een microsoft exchange cliënt op win95-machine

Kies start, instellingen, configuratiescherm, software, windows setup, microsoft exchange
De installatiewizard vraagt volgende parameters:

• het path naar de gedeelde WGPO-directory op de mailserver
• uit een adressenlijst kiest men zijn gebruikersnaam (eventueel de postbeheerder vragen een gebruikersconto aan te maken).
• het paswoord voor deze gebruiker wordt gevraagd
• op de desktop vindt men het icoontje POSTVAK IN terug

Op het werkstation werd een directory c:\exchange gecreëerd met volgende files:

• mail.pst: bevat de berichten
• mail.pab: bevat het adressenboekje

Klik postvak in en druk ok om het default profiel te gebuiken. Bemerk dat het mailprofiel niet voorkomt in de file user.dat, maar apart bewaard wordt.

c. werken met mail

Om een bericht te versturen kiest men op de desktop het postvak in-inbox-icoontjeTelkens wordt gevraagd naar de postbusnaam en paswoord van de postbus, tenzij men kiest voor paswoord bewaren..
Mail gebruikt 3 personal folders:

• inbox of postvak in: voor binnenkomende post
• deleted items of verwijderde items: gewiste documenten komen in deze folder terecht
• outbox of postvak uit: de te versturen post
• sent mail of verstuurde items: de verstuurde documenten

Indien niet alle folders aanwezig, klik de show/hide folder list-lijst van mappen weergeven/verwijderen-knop.

een overzicht van de voornaamste mailbewerkingen

• een bericht samenstellen en versturen

  Kies de nieuw bericht -new message-knop en vul volgende waarden in:

  • aan - to: gebuikersnaam van de bestemmeling (niet de postbusnaam), eventueel kiezen uit het adresboek, op te roepen door op de aan- to-knop te drukken
    verschillende namen scheiden door een ; en een spatie
    zelf ingevoerde namen kan men laten controleren in het adresboek met de namen controleren-check names-knop
  • cc:staat voor carbon copy, dus aan wie een copie moet gestuurd worden
    de ontvanger kan zien aan wie een copie gestuurd werd
  • onderwerp - subject: het onderwerp van uw bericht
  • het berichtenvenster: tekst invoeren en/of kiezen voor de bestand invoegen-attach-knop om een file te koppelen aan het elektronisch bericht.
    Met de opmaakbalk kan men de layout van zijn bericht verzorgen.
  • versturen: met de verzenden-send-knop. Het bericht komt in de postvak uit-outbox terecht. Eenmaal verstuurd, wordt het in de verstuurde items-send items-box opgenomen..
• een bericht lezen
  • Een aangekomen bericht wordt gemeld door een geluidssignaal en een document-icon op de statusbalk als de postbus geopend staat.
  • Open het postvak in-inbox en geef een een dubbelklik op de documentsamenvatting.
  • Vetgedrukt wijst op ongelezen berichten.
    Een aangekomen bericht kan men afdrukken, naar een andere folder verplaatsen, beantwoorden, allen beantwoorden, doorsturen of wissen.

Extra mogelijkheden

Kiest men bij het versturen de knop eigenschappen dan beschikt men over volgende opties:

• Bij het versturen van een bericht kan men via beeld-view, vak BCC kiezen voor Blanc Carbon Copy, waarmee men het bericht verstuurt naar meerderen zonder dat de anderen dit zien.
• het belang van het bericht-importance: groot (met uitroepteken), normaal en klein ( met pijl omlaag)
• Met de eigenschappen-properties van het bericht kan men de gevoeligheid-sensitivity instellen. Privé-berichten kunnen niet gewijzigd worden door de geadresseerde en worden dan ook als alleen lezen aangeduid. Onderaan het bericht vind je het gevoeligheidstype.
• leesbevestiging-read receipt: men krijgt automatisch een antwoord indien de boodschap gelezen werd
• ontvangstbevestiging-delivery receipt: idem doch alleen bij ontvangst
• verzendopties-send options: afhankelijk van de informatieservice die gebruikt wordt
• Indien men een bericht verstuurt naar een onbestaand adres dan krijgt men de mogelijkheid een nieuw adres aan te maken of te kiezen uit een bestaand adres.
• Sorteren van de berichten kan vanuit het menu met beeld, sorteren (view,sort) of door in het documentenvenster de kolomkoppen aan te klikken. Bovendien kan men met de optie kolommen aangeven welke items in het documentenvenster moeten getoond worden.

gevorderde mailbewerkingen

• extra,zoeken - tools,find
  om te zoeken in de verschillende folders via naam van de verzender, onderwerp , ontvanger of boodschap
• bestand, nieuwe map- file, new folder:
  laat toe nieuwe folders aan te maken .
  Documenten kunnen door te slepen van de ene naar de andere folder geplaatst worden.
  Op de NT-server kan de administrator naast persoonlijke folders ook shared folders aanmaken.
  Shared folders kunnen voor andere gebruikers als read, write en/of delete geplaatst worden
  Dit kan men instellen door de properties van de folders op te vragen.
• importeren-import folder: om volledige folders vanuit windows 3.1 (.MMF-files) te importeren. Ook adresboeken (PAB-files) kunnen op deze wijze ingeladen worden.
• adresboek-address book: men maakt een onderscheid tussen een adreslijst van het postkantoor-postoffice address list (door iedereen te gebruiken) en een peroonlijk adresboek-personal adress book
  Men kan in het persoonlijk adresboek adressen toevoegen of een distributielijst maken, bestaande uit verschillende adressen. Bovendien kan met adressen van de adreslijst van het postkantoor verplaatsen naar het persoonlijk adresboek.
• opties-options: specifieke parameters die de werking van mail vergemakkelijken met o.a. instellingen van hoe aangekomen post moet gemeld worden of defaultinstellingen als fonts, gevoeligheid en belang.
• hulpprogramma's- microsoft mail tools: wachtwoord van postbus wijzigen-change maibox password om het aanmeldingspaswoord te wijzigen Met sessielogbestand weergeven-view session log kan men de mailactiviteiten zien en controleren.

Bijzondere instellingen en mogelijkheden

• mail opstellen en niet onmiddellijk versturen
  Het bericht opstellen en niet versturen, doch het venster sluiten. Wanneer je kiest voor het document opslaan komt het in het postvak in-inbox terecht. Achteraf kunnen de individuele boodschappen opnieuw opgeroepen en verstuurd worden.
• mail ophalen van een andere gebruiker
  Je zorgt ervoor dat bij het activeren van het postvak in- inbox -icon de vraag gesteld wordt naar de postbus en het paswoord.
  Kies extra, services, microsoft mail, eigenschappen, aanmelden. Wijzig hier eventueel de postbusnaam en het paswoord maar verander in ieder geval de optie: tijdens het aanmelden het wachtwoord ingeven (afzetten).
  Kies bestand,afsluiten en afmelden vanuit het menu en start mail opnieuw.
  Opgelet de berichten komen terecht in de file c:\exchange\mailbox.pst van het werkstation zodat de berichten niet meer op het werkstation van de eigenaar zullen verschijnen.
• Het beheren van het postkantoor kan vanaf een win95-werkstation via configuratiescherm, postkantoor van microsoft mail .
• Deze laatste optie laat toe het postkantoor te creëren op een werkstation. De naam wordt van de directory wordt wgpo0000 die als gedeeld moet geplaatst worden. Via volgende keuzes uit microsoft exchange extra, services, microsoft mail, verbinding kan men het te gebruiken postkantoor invoeren .
• Bij het inloggen krijgt men de mogelijkheid te kiezen voor offline werken. In dit geval is er geen controle van het gebruikersconto bij het inloggen en kunnen er geen berichten verstuurd worden .