Internet mail

Internet berichten worden via mail servers doorgegeven. Er is een server voor inkomende mail (POP3) en er is een server voor uitgaande mail (SMTP). Meestal voert één pc beide functies uit: deze pc noemen we kortweg de mail server. Traditioneel staat de mail server bij de Internet Service Provider (of bij een gespecialiseerde mail dienst) maar je kunt ook zelf een mail server installeren en beheren.

Mail server bij de ISP
In de meeste gevallen staat de mail server bij de ISP. Uitgaande berichten verstuur je van op je pc naar de mail server van je ISP. Die stuurt de berichten door. Inkomende mail bewaart de ISP in jou postbus tot je de mail opvraagt.

Deze manier van werken heeft voor- en nadelen:

• Voordelen
  - De ISP beheert voor jou de mail server. Dus je hebt zelf geen software, hardware of know how nodig.
  - De mail server van de ISP is steeds bereikbaar. Zo kun je ook thuis je mail opvragen.
  - Je hebt geen eigen IP-adres of domein naam nodig.
• Nadelen
  - De meeste ISP beperken het aantal postbussen dat je kunt aanmaken. Vaak wordt voor het gebruik van bijkomende accounts een extra prijs aangerekend. Het is dan niet mogelijk elke leerling of leerkracht een eigen postbus te geven.
  - Berichten worden steeds via het internet verstuurd, ook al zijn ze bestemd voor iemand anders in de school. Zo'n bericht passeert twee keer de trage internetverbinding: de eerste keer bij het versturen en de tweede keer bij het ontvangen.
  - Sommige ISP beperken de grootte van de berichten.

Werken via de mail server van de ISP is vooral in een startfase interessant. Wens je intensiever gebruik te maken van e-mail dan is een eigen mail server noodzakelijk.

Eigen mail server
Je kunt ook zelf je mail beheren. Daarvoor heb je een mail server nodig, een eigen domeinnaam en een vast IP-adres. Als gebruiker stuur je de berichten naar de mail server van je school. Die stuurt de berichten door naar de bestemming. Als je school geen permanente verbinding heeft met de ISP zullen binnenkomende berichten nog bewaard worden op een mail server van de ISP in een gemeenschappelijke postbus. De mail server van de school ledigt die postbus en verdeelt de berichten over de eigen postbussen.

Ook deze werkwijze heeft voor- en nadelen:

• Voordelen
  - Je kunt zelf voor elke leerling en leerkracht een postbus aanmaken.
  - Je bepaalt zelf of er een beperking is in de grootte van de berichten.
  - Alleen de berichten met bestemming buiten de school worden via de trage internetverbinding verstuurd.
• Nadelen
  - Je moet zelf hard- en software aankopen en beheren.
  - Van thuis uit e-mail opvragen kan maar als de verbinding met het internet open is.
  - Je moet een eigen domein naam en een vast IP-adres hebben. Voor een eigen domeinnaam betaal je een paar duizend frank per jaar en een vast IP-adres betekent meestal een duurder internet abonnement.

Hardware
De mail server is een pc waarop de mail server software wordt geïnstalleerd. Je kunt hiervoor een pc voorbehouden maar je kunt de mail server ook als bijkomende functionaliteit installeren op een proxy server. 
Voorzie voldoende schijfruimte als je met veel postbussen werkt. Alle inkomende en uitgaande berichten moeten immers tijdelijk bewaard worden.

Software
Enkel veel gebruikte mail server software is Microsoft Exchange Server, Novell Groupwise, Mdaemon en NT Mail.

• Mdaemon en NT Mail zijn internet mail servers. Dat wil zeggen dat alle mail verstuurd wordt in het internet formaat. Dit formaat is eerder beperkt in mogelijkheden. Zo kun je niet zien of iemand een mail gelezen heeft en je kunt ook geen onderscheid maken tussen soorten berichten (taken, agenda, notities, ...).  NT Mail en Mdaemon kunnen geïnstalleerd worden op een Windows NT server en Mdaemon kun je ook op een Windows 95/98 pc installeren. Ze stellen weinig eisen aan de hardware. Langs de kant van de gebruiker volstaat een eenvoudige mail client (Outlook express, Netscape, Eudora, ...). Mdaemon laat ook toe mail te gebruiken via je webbrowser. Je kunt dan alle leerlingen een e-mail adres geven. Herconfiguratie van de mail client is dan niet meer nodig als een leerlingen van pc wisselen.
• Microsoft Exchange Server en Novell GroupWise zijn groupware servers. Een groupware server is uitgebreider dan een internet mail server. Die kun je ook gebruiken voor het beheer van agenda's, het plannen van taken, het doorgeven van opdrachten, het sturen van nota's en berichten. Microsoft Exchange Server wordt op een Windows NT server geïnstalleerd en Novell GroupWise op een Netware server. Groupware servers zijn wel veeleisend wat hardware betreft. Voorzie genoeg werkgeheugen en een voldoende grote harde schijf.
  Wil je als gebruiker alle groupware functionaliteit gebruiken dan heb je ook de bijhorende client software nodig (Outlook, GroupWise client).